如何写一封好的、正确的商务电子邮件

随着社交媒体和企业之间文档传递服务的兴起，电子邮件通信仍然是专业人士的主要沟通方式之一。通常得到回复的商务电子邮件应遵循易于阅读和理解的格式。他清晰简洁地传达了每一点。

在本文中，我们将告诉您正确的商务电子邮件格式并讨论如何有效地创建一种格式。

什么是商业电子邮件格式？

商务电子邮件是您出于商业目的通过电子邮件发送的信件。它们通常通过您的公司帐户或您的专业电子邮件帐户发送。

发送商务电子邮件时，地址应令人难忘且专业。组织通常对其成员有预定的格式。对于个人电子邮件或企业电子邮件，请将您的地址格式设置为您的公司名称或您的姓名的版本。

商业电子邮件的一部分

商务电子邮件有六个主要部分。如果使用得当，格式化的电子邮件会更加高效，并且能够更快地传达发件人的意图。

在您的商务电子邮件中包含以下重要部分：

• 主题行
• 问候/问候
• 电子邮件的目的
• 细节
• 号召性用语 (CTA)/读者的期望
• 结束语和签名

如何写一封好的商务电子邮件

商务电子邮件应该清晰且尽可能简短，以表达要点。

请按照以下步骤正确设置企业电子邮件的格式：

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1. 考虑您发送电子邮件的意图

在发送电子邮件之前，请评估是否有必要。许多常见问题可以在公司培训材料或通过互联网搜索得到解答。

在通过电子邮件提出问题之前先研究一下您的问题可以为您和收件人节省时间。如果您已经进行了研究但自己无法找到答案，请考虑最适合询问的人是谁。

例如，你的同事可能是比你的老板更好的选择。您的经理或主管的收件箱随时可能塞满未读的电子邮件。向同事询问您需要的信息可以更快地得到答案。

如果收件人是客户，请在发送电子邮件之前查看合同或之前的通信。许多电子邮件提供商都有搜索功能，允许您搜索特定的短语或单词。

2. 写下您的电子邮件主题行

确定电子邮件的收件人后，写下主题行。许多人根据主题领域来决定是否阅读电子邮件。

保持电子邮件简短并说明电子邮件的真 联盟营销入门指南：什么是联盟营销以及如何开始 实目的。少于 65 个字符的主题行非常适合计算机。如果您确定将在移动设备上阅读电子邮件，请尝试主题行中的字符数不超过 30 个，以确保收件人可以看到所有内容。仅使用表达要点所需的词语。

鼓励回应的主题行示例：

• 在[活动名称]见面
• 如何[完成XYZ任务]
• 在[时间或日期]之前提交表格X
• 在[时间或日期]就[主题]开会？
• 需要在[时间或日期]之前获得最终批准

3. 在电子邮件正文中写上问候语和电子邮件内容

电子邮件的语气取决于您将其发送给谁。给您更熟悉的同事发送商务电子邮件不会像给主管或您不熟悉的人发送电子邮件那样正式。

正式电子邮件问候语的示例：

• 您好[收件人姓名]，
• 您好[收件人姓名]，
• 亲爱的[收件人姓名]，

坚持电子邮件正文的单一主题规则。该规则规定，发送具有多个目的的电子邮件可能会造成混乱且效率低下。

这通常会导致一个问题得到解答并需 手机号码id 要更多电子邮件。如果您觉得必须问多个问题，请列出一份简短的编号清单。

使用电子邮件的前两行表达您的目标或问题。您还可以使用此介绍性线路来提醒收件人您在哪里见过面或你们的相互关系。

接下来用不超过三个的详细句子来解释你的意图。使用礼貌和清晰的语言来最大限度地提高理解和可读性。

4. 写下您的电子邮件结束语

以号召性用语 (CTA)、结束语和您的电子邮件签名结束您的电子邮件。号召性用语是您希望收件人在回复您的电子邮件时执行的操作。

这可以是您提出的问题，也可以是“请回复”之类的简单陈述。您的结束语应该友好且专业。使用电子邮件签名包含联系信息、网站或您希望收件人了解的其他信息。

电子邮件签名是您在最初几次通信中使用的联系信息的专业呈现。您可以只为您更了解的收件人签上您的名字。

5.修改并提交

电子邮件最重要的步骤是编辑阶段。至少复习一次会让你的措辞更加精确和有意。将您的电子邮件发送给所有必要的各方。如果电子邮件是私人的并且有很多收件人，请记住使用密件抄送地址行。

编辑电子邮件时请注意以下事项：

• 语法和拼写正确。
• 没有不必要的言语或细节。
• 电子邮件收件人地址准确。
• 你提到的所有重要文件都已附上。
• 主题行简短、准确并传达了电子邮件的目的。
• 您的目标和期望在电子邮件正文中明确传达。

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